آموزشنرم افزار

آموزش کار با پایگاه داده اکسس و آشنایی با بانک های اطلاعاتی

اکسس

در این مطلب به آموزش برنامه اکسس می پردازیم که برای داشتن پیش زمینه بهتر از بانکهای اطلاعاتی ابتدا به مباحث مقدماتی می پردازیم. پایگاه داده اشاره به مجموعه‌ای از داده‌های مرتبط و ساختار یا سازمان است که دسترسی به این اطلاعات معمولاً از طریق «سیستم مدیریت پایگاه داده» (DBMS) متشکل از یک مجموعه یکپارچه از نرم‌افزارهای کامپیوتری است، ذخیره ‌سازی ساده اطلاعات در یک پرونده را نیز می ‌توان نوعی پایگاه داده دانست. پایگاه های اطلاعاتی معمولاً در قالبی که برای دستگاه ها و رایانه ها و ابزارهای الکترونیکی قابل خواندن و قابل دسترسی باشند ذخیره می شوند.

بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط با هم است که موسسات و سازمان ها معمولا سیستم های اطلاعاتی خود را به دو صورت تشکیل داده و از آنها استفاده می کنند.

  • سیستم های اطلاعاتی ساده به این نوع سیستم های اطلاعاتی سیستم پردازش فایل ها می گویند.
  • استفاده از بانکهای اطلاعاتی در این روش داده های موجود به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار میگیرند.

مزایای استفاده از بانکهای اطلاعاتی

  • جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده ها
  • کاهش میزان افزونگی
  • ایجاد اطمینان نسبت به گزارش های داده شده
  • عدم وجود ناسازگاری داده ها
  • اخذ گزارش های جدید
  • تأمین استقلال داده ای
  • سرعت داده ها،پردازش بالاست
  • تمرکز در مدیریت داده ها به نحو خوبی امکان پذیر است
  • حفظ محرمانگی اطلاعات

معایب استفاده از بانکهای اطلاعاتی

  • چون طراحی بانکهای اطلاعاتی ساده نیست نیاز به متخصص های ماهردارد.
  • به دلیل اینکه داده ها متمرکز هستند ممکن است جامعیت داده ها به خطر بیفتد.
  • به دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی امکان آسیب پذیری سیستم زیاد است، (اگر یک قسمت از سیستم از کار بیفتد بقیه هم مختل می شود.)

انواع بانک اطلاعاتی

  • بانک اطلاعاتی هرمی مثل سیستم فرودگاه
  • بانک اطلاعاتی شبکه مثل اطلاع دانشجویی،کد دانشجویی
  • بانک اطلاعات رابطه ای،داده ها هرکدام درجداول جداگانه ای در فایل ذخیره می شود.

انواع رابطه ها

  • یک به یک
  • یک به چند
  • چند به چند

نکته: به حالت افقی رکورد و به حالت عمودی فیلد می گویند.

شیوه کار با برنامه اکسس

پس از باز کردن برنامه اکسس از مجموعه آفیس برای شروع به کار از قسمت اول صفحه Blank Database سپس در قسمت راست دکمه Create را میزنیم حالا صفحه اکسس باز می شود.

از اینجا به بعد مراحل را همراه با تصاویر آموزش می دهیم.

آموزش اکسس

آموزش اکسس

سپس کادری باز می شود که نام جدول را می نویسیم که به طور پیش فرض این است: table1 و ok میکنیم.

آموزش اکسس

هر فیلد رابا توجه به نوع آن انتخاب میکنیم.این جدول مثالی برای ثبت نام یک دانشجو است.

برای گرفتن تصویر یک دانشجو بایدیک فیلد عکس ایجاد کرد که نوع فیلد را OLE Object معرفی میکنیم. همانند شکل:

آموزش اکسس

آموزش اکسسوقتی در حالت open جدول را باز کنیم یعنی جدول آماده ورود اطلاعات است اما در حالتdesign viewبرای طراحی و تغییرات جدول ، آماده است.

آموزش اکسس

با انتخاب این گزینه کادر جدیدی باز می شود که در آن حالت دوم یعنی آوردن عکس از فایل را از دکمه رادیویی انتخاب می کنیم.  Creat from file

از دکمه Browse…آدرس عکس را می دهیم. و ok میکنیم.

که در صورتی که مراحل را درست طی کنید باید package را در کادر عکس بنویسد. که با دابل کلیک بروی نوشته میتوان عکس را دید.

آموزش اکسس

تعریف قانون معتبر سازی: به معنای این است که بتوان از ورود بعضی از مقادیرتکرای در بانک اطلاعاتی جلوگیری کرد.برای این کار فیلد هایی که نمی خواهیم چند بار از ما مقدار بگیرد را فیلد کلیدی میکنیم.راست کلیک روی فیلد و primary key را انتخاب میکنیم .به مثال توجه کنبد:

آموزش اکسس

ایجاد یک لیست کشویی: مراحل زیر را دنبال کنید .لیست انتخاب کاربر را به مواردش محدود می کند.مثل انتخاب شهرو…

آموزش اکسس

آموزش اکسس

آموزش اکسس

در پنجره ی بعدی هم finish را میزنیم.

آموزش اکسس

ضمنا برای ایجاد جدول جدید هم از ctrl+N میتوان استفاده کرد.و مراحل آغازین را دوباره طی کرد.

رابطه چند به چند

ایجاد رابطه چند فیلد درجدول ۱ با چند فیلد ازجدول ۲ این رابطه ها از ورود اطلاعات تکراری جلوگیری می کند.

مراحل زیر را ادامه دهید تا رابطه ها ایجاد شود.

آموزش اکسس

پنجره جدید باز می شود که در تصویر زیر میبینید.

آموزش اکسس

بعد از انتخاب جداول فیلد های مشترک را بری هم درگ میکنیم و بین جدول ها خط ایجاد می شود که بیانگر رابطه است و برای حذف این رایطه ها روی خطوط کلیک راست و Delete را میزنیم.

آموزش اکسس

کلید های کیبرد در اکسس

ابتدای سطر جاری………………………………………………..Home

انتهای سطر جاری…………………………………………………….End

آخرین خانه آخرین سطر…………………………………………….Ctrl+End

اولین خانه اولین سطر…………………………………………… Ctrl+Home

انتخاب غیر هم جوار………………………………………………………..Ctrl

انتخاب هم جوار…………………………………………………………..Shift

حرکت در رکوردها:در ضمن این قسمت در پایین صفحه قرار دارد که به شما کمک میکندراحت تر بین رکورد ها حرکت کنید.

آموزش اکسس

 

نویسنده مهمان: نسرین آقاخانی


گفتگو ها